Retningslinjer for innsending av samtaleopptak til MI-Analyse

 

Slik går du frem når du sender inn:

  1. Samtalen spilles inn med lydopptak og overføres til din PC. Lydopptaket som skal kodes må transkriberes.
  1. Elektronisk opplasting:
  • Du må legge til både lydfil og transkribert dokument. Gyldige lydfil formater er mp3, wav og, wma, 3gp, m4a, mp4 og amr. Gyldig dokument formater er pdf, doc og docx.
  • Fyll ut feltene med ditt navn, telefonnr., e-postadresse, arbeidssted og kommune.

 

Opptak og transkribering av samtalen:

  1. Samtalen anbefales å være på minimum 30 minutter, hvorav 20 minutter skal kodes. Du angir selv hvilken del av samtalen du ønsker skal kodes. De 20 min av samtalen som du ønsker kodet må være transkribert.
  1. Bare en behandler: For at vi skal kunne MI-kode samtalen reliabelt kan bare én behandler være delaktig i samtalen.
  1. Transkribering av opptaket, som skal inneholde følgende:
  • Målatferd for samtalen, for eksempel å slutte å drikke, begynne å trene, redusere vekt, etc. Her kan du lese mer om Målatferd 
  • Fra tid – til tid som ønskes kodet (for eksempel fra 0–20 min eller 5-25 min)
  • Merke hva som er behandlerutsagn, og hva som er klientutsagn.
  • Navn på behandler som gjennomfører samtalen

 

Samtykke og anonymitet:

  1. Som behandler har du ansvar for at klienten din gir sitt skriftlige samtykke til at lydopptak tas og at lydopptaket sendes til MI-Analyse for koding. Samtykkeskjemaet beholdes av behandler og sendes IKKE inn til MI-analyse
  1. Du har som behandler ansvar for at ingen opplysninger som kan identifisere din klient (navn, personnummer, adresse og telefonnummer) oppgis ved innspilt samtale og du må derfor avidentifisere klienten. Dette for å øke klientsikkerheten ytterligere.

 

Hva skjer ved koding:

Når MI-Analyse, KoRus Bergen har mottatt lydopptaket og tilhørende transkript sendes en e-postbekreftelse på at lydopptaket er mottatt og hvilket saksnummer samtalen din er tildelt.

Skriftlig feedback med resultatene fra kodingen og kommentarer sendes tilbake til deg pr e-post når kodingsarbeidet er ferdigstilt. Du vil i samme e-post få forespørsel om du ønsker telefonveiledning i etterkant og innen en måned etter at du har mottatt resultatene fra koding. For at den muntlige feedbacken skal bli så nyttig som mulig for deg, er det fint om du har lyttet igjennom din samtale i forkant av telefonveiledningen.

Ansatte på MI-Analyse har i likhet med personell innen helsevesenet taushetsplikt jf. Helsepersonelloven. Taushetsplikt innebærer forbud mot å gi ut sikkerhetsbelagt informasjon, inkludert innspilt klientsamtale. Klienten skal kunne være sikker på at ingenting formidles videre om hans eller hennes personlige forhold eller helsetilstand.

På samme måte behandles kodningsresultatet for den enkelte behandler og virksomheter konfidensielt uten innsyn fra utenforstående.

Mottatt transkript makuleres etter ferdigstilt arbeid. Lydfilen finnes tilgjengelig i 60 dager, etter dette slettes filen automatisk fra MI-analyses webserver. MI-analyse er underlagt regler for konfidensialitet, Datatilsynet har gitt godkjenning for elektronisk innsendingsmetode.

Vestre Torggate 11, 5015 Bergen

Telefon: 55908600 Telefax: 55908610

Epost: post@bergensklinikkene.no

finansierer kompetansesenterets virksomhet